Dlaczego warto to robić przed każdą większą umową
Sprawdzenie kontrahenta chroni przed trzema rodzajami problemów. Pierwszy to oszustwo, czyli podszycie się pod istniejącą firmę albo umowa podpisana przez osobę bez umocowania. Drugi to ryzyko podatkowe, na przykład zapłata na rachunek spoza białej listy VAT. Trzeci to ryzyko handlowe, gdy partner jest w złej kondycji i nie zapłaci albo nie dostarczy towaru. Wszystkie potrzebne informacje są w bezpłatnych rejestrach państwowych.
Krok pierwszy, potwierdź istnienie i status firmy
Zacznij od numeru NIP z oferty lub faktury. Spółki znajdziesz w Krajowym Rejestrze Sądowym w portalu ekrs.ms.gov.pl, a jednoosobowe działalności i wspólników spółek cywilnych w CEIDG pod adresem aplikacja.ceidg.gov.pl.
- Porównaj nazwę, adres i numery z tym, co podaje kontrahent. Różnica w jednej cyfrze NIP lub nieco innej nazwie to sygnał ostrzegawczy.
- W CEIDG sprawdź status. Działalność zawieszona albo wykreślona nie powinna wystawiać faktur.
- W KRS zajrzyj do działu 6. Wpis o likwidacji, upadłości albo restrukturyzacji zmienia warunki współpracy.
- Zwróć uwagę na datę rejestracji. Firma założona kilka tygodni temu, oferująca duży kontrakt, wymaga dodatkowej ostrożności.
Krok drugi, biała lista VAT i rachunek bankowy
Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Wyszukiwarka jest dostępna na portalu podatki.gov.pl, a dla systemów księgowych udostępniono interfejs pod adresem wl-api.mf.gov.pl. Wykaz pokazuje status VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany) oraz rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez podatnika.
Sprawdzenie ma konkretne skutki prawne. Jeśli płacisz za jedną transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma w wykazie, nie zaliczysz tej kwoty do kosztów podatkowych i możesz odpowiadać solidarnie za zaległości VAT dostawcy. Ochrona przysługuje, gdy w ustawowym terminie złożysz zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego. Wyszukiwarka zwraca identyfikator zapytania, który warto zachować jako dowód sprawdzenia w dniu przelewu, a nie tylko w dniu podpisania umowy.
Krok trzeci, kto może podpisać umowę
W spółce o tym decyduje dział 2 odpisu z KRS. Znajdziesz tam skład zarządu, sposób reprezentacji (na przykład dwóch członków zarządu łącznie albo członek zarządu z prokurentem) i prokurentów. Jeśli umowę podpisuje jedna osoba, a reprezentacja jest łączna, umowa może być nieważna albo wymagać potwierdzenia. Gdy podpisuje pełnomocnik, poproś o pełnomocnictwo i sprawdź, kto je udzielił.
W jednoosobowej działalności umowę podpisuje przedsiębiorca albo pełnomocnik ujawniony w CEIDG. Przy spółce cywilnej zwykle potrzebny jest podpis wszystkich wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Krok czwarty, kto stoi za firmą
Dział 1 KRS pokazuje wspólników spółki z o.o. posiadających co najmniej 10 procent kapitału. Gdy wspólnikiem jest inna spółka albo podmiot zagraniczny, sięgnij do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych pod adresem crbr.podatki.gov.pl. Brak zgłoszenia w CRBR albo zgłoszenie sprzeczne z danymi z KRS to sygnał do zadania pytań. Szczegółowo opisujemy to we wpisie kto jest właścicielem firmy.
Krok piąty, kondycja finansowa
Spółki wpisane do KRS składają roczne sprawozdania finansowe do repozytorium dokumentów finansowych, dostępnego bezpłatnie przez portal eKRS. Wystarczy kilka liczb z ostatnich dwóch lub trzech lat.
- Przychody netto ze sprzedaży, czyli skala działalności w porównaniu z wartością planowanej umowy.
- Wynik netto i jego kierunek w kolejnych latach.
- Kapitał własny. Wartość ujemna oznacza, że długi przewyższają wartość aktywów.
- Płynność bieżąca, czyli aktywa obrotowe w relacji do zobowiązań krótkoterminowych.
Brak sprawozdania za ostatni rok po upływie ustawowych terminów to osobny sygnał ostrzegawczy. Jak czytać bilans i rachunek zysków i strat, wyjaśniamy w poradniku jak czytać sprawozdanie finansowe spółki.
Krok szósty, długi i postępowania
Dział 4 KRS zawiera informacje o zaległościach i wierzytelnościach wpisanych przez sąd, a dział 6 o upadłości, restrukturyzacji i likwidacji. Postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne są też ogłaszane w Krajowym Rejestrze Zadłużonych prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Przy dłuższej współpracy warto powtarzać to sprawdzenie okresowo, bo sytuacja firmy może się zmienić po podpisaniu umowy. Zamiast ręcznych przeglądów możesz włączyć monitoring kontrahentów w KRS, który sam zgłasza zmianę zarządu, udziałów czy nowe sprawozdanie.
Krótka lista kontrolna
| Co sprawdzasz | Gdzie | Na co patrzysz |
|---|---|---|
| Istnienie i status | KRS albo CEIDG | dane zgodne z ofertą, status aktywny |
| VAT i rachunek | biała lista VAT | status czynny, rachunek z faktury w wykazie |
| Reprezentacja | KRS dział 2, CEIDG | czy podpisujący ma umocowanie |
| Właściciele | KRS dział 1, CRBR | spójność danych, łańcuch spółek |
| Finanse | repozytorium dokumentów finansowych | przychody, wynik, kapitał własny |
| Postępowania | KRS działy 4 i 6 | upadłość, likwidacja, zaległości |
Zachowaj wydruki lub zrzuty z datą sprawdzenia. W razie sporu albo kontroli podatkowej będą dowodem, że działałeś z należytą starannością.
Jak to samo zrobić w naszym serwisie
Na stronie sprawdzanie kontrahenta łączymy te kroki w jednym raporcie. Po wpisaniu NIP w wyszukiwarce widzisz dane z KRS lub CEIDG, status na białej liście VAT, zarząd i sposób reprezentacji, wspólników, wyniki finansowe z ostatnich lat oraz wpisy o postępowaniach, a przy każdej informacji datę danych. Zakres raportów i monitoringu w poszczególnych planach opisuje cennik, a źródła i częstotliwość aktualizacji metodologia.