Krótka odpowiedź
Newsletter KRS to bezpłatne powiadomienia Ministerstwa Sprawiedliwości o wnioskach i wpisach w rejestrze. Działa dla najwyżej 50 podmiotów na jednego użytkownika, wymaga konta w Portalu Rejestrów Sądowych i nie pokazuje treści zmiany. Firma, która daje kredyt kupiecki kilkudziesięciu odbiorcom albo finansuje portfel klientów, wybiera monitoring w bazie danych o spółkach: bez limitu 50, z typem zmiany, obserwacją osób i nowymi sprawozdaniami finansowymi.
Co daje Newsletter KRS, a czego nie daje
Usługa działa od 2022 roku na podstawie art. 10a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Powstała przede wszystkim po to, żeby właściciele mogli szybko zauważyć próbę przejęcia własnej spółki przez sfałszowany wniosek. Subskrypcję ustawiasz w Portalu Rejestrów Sądowych po zalogowaniu, podając numer KRS, na okres do roku z możliwością przedłużenia.
Do tego celu narzędzie jest bardzo dobre i nie ma powodu z niego rezygnować. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś próbuje zrobić z niego system monitoringu kontrahentów dla działu należności.
- Limit 50 podmiotów na osobę. Hurtownia z 300 odbiorcami musiałaby rozdzielić ich na sześć kont pracowników, a potem pilnować, kto czyta które powiadomienia.
- Brak treści zmiany. Powiadomienie mówi, że w sprawie złożono wniosek albo dokonano wpisu, i podaje sygnaturę. Co się zmieniło, sprawdzasz sam w odpisie.
- Brak osób. Nie zaobserwujesz prezesa kontrahenta. Jeśli założy nową spółkę i przeniesie do niej klientów, Newsletter tego nie pokaże.
- Brak finansów. Złożenie sprawozdania finansowego nie oznacza, że ktoś je przeczyta. Spadek kapitału własnego poniżej zera trzeba znaleźć samemu w repozytorium dokumentów.
- Brak pracy zespołowej. Konto w PRS jest imienne, więc lista obserwowanych nie przechodzi łatwo na następcę, gdy pracownik zmienia dział.
Kiedy Newsletter KRS w zupełności wystarczy
Jeśli prowadzisz jedną albo dwie spółki i masz kilku stałych kontrahentów, płatne narzędzie raczej się nie zwróci. Ustaw Newsletter dla własnych podmiotów i dla najważniejszych partnerów, a raz na kwartał przejrzyj ich odpisy i sprawozdania finansowe. To rozsądne minimum ochrony przed kradzieżą spółki i przed zaskoczeniem u partnera.
Kiedy potrzebujesz alternatywy
Granica nie wynika tylko z liczby 50. Płatny monitoring kontrahentów warto rozważyć, gdy spełniasz choć jeden z warunków poniżej.
- Dajesz odroczone terminy płatności więcej niż kilkudziesięciu odbiorcom, a suma należności jest istotna dla płynności firmy.
- Finansujesz klientów (leasing, faktoring, pożyczki) i musisz udokumentować bieżący nadzór nad portfelem.
- Zależysz od kilku dostawców, których upadłość zatrzyma produkcję albo sprzedaż.
- Prowadzisz sprawy windykacyjne i chcesz wiedzieć, czy zarząd dłużnika nie zakłada nowych podmiotów.
- Nad listą kontrahentów pracuje kilka osób, a historia zmian ma zostać w firmie niezależnie od rotacji pracowników.
Porównanie Newslettera KRS i monitoringu w bazie
| Kryterium | Newsletter KRS | Monitoring w bazie Przedsiębiorcy |
|---|---|---|
| Koszt | bezpłatny | od 249 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej |
| Limit | 50 podmiotów na użytkownika | 100, 1 000 albo 10 000 osób i spółek |
| Treść powiadomienia | wniosek albo wpis z sygnaturą | typ zmiany, na przykład zmiana udziałów albo zakończenie funkcji |
| Obserwacja osób | nie | tak, nowe spółki, funkcje i udziały osoby |
| Sprawozdania | nie | alert o nowym sprawozdaniu i wyniki z pięciu lat |
| Zespół | imienne konto PRS | wspólna lista do 20 stanowisk |
| Do czego najlepszy | ochrona własnej spółki | portfel kontrahentów w sprzedaży, zakupach i finansowaniu |
Oba rozwiązania można łączyć. Newsletter pilnuje Twojej spółki przed nieuprawnionym wnioskiem, monitoring w bazie pilnuje kontrahentów.
Jakie zmiany u kontrahenta powinny uruchomić reakcję
Samo powiadomienie niczego nie załatwia. Ważne jest, co dział należności robi po jego otrzymaniu. Poniżej zmiany, które w praktyce najczęściej poprzedzają problem z zapłatą, i sensowna reakcja na każdą z nich.
| Zmiana | Co może oznaczać | Reakcja |
|---|---|---|
| Zbycie udziałów przez wspólnika | nowy właściciel, inna polityka płatności | rozmowa z nowym zarządem, przegląd limitu |
| Odejście prezesa | konflikt wspólników albo zmiana kierunku | potwierdzenie, kto podpisuje zamówienia |
| Obniżenie kapitału | pokrycie strat, wypłata dla wspólników | skrócenie terminu albo zabezpieczenie |
| Ujemny kapitał własny w sprawozdaniu | długi wyższe niż majątek | przedpłata albo weksel przy nowych dostawach |
| Nowa spółka prezesa w tej samej branży | możliwe przenoszenie działalności | sprawdzenie nowego podmiotu, czujność przy dużych zamówieniach |
| Zmiana nazwy tuż po sporze | próba odcięcia się od historii | aktualizacja umów, weryfikacja ciągłości NIP |
Wszystkie te sytuacje są widoczne w rejestrach publicznych, tylko nikt nie ma czasu codziennie przeglądać kilkuset odpisów. Dlatego firmy przenoszą to zadanie do narzędzia, a pracownik zajmuje się wyłącznie zmianami, które się pojawiły.
Ile kosztuje monitoring kontrahentów
W naszej bazie monitoring zaczyna się od planu Analityk za 249 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (499 zł przy płatności miesięcznej) i obejmuje 100 obserwowanych osób i spółek. Plan Firma za 745 zł netto daje 1 000 pozycji, 5 stanowisk na wspólnej liście i dostęp do API, a plan Instytucja za 1 995 zł netto 10 000 pozycji i 20 stanowisk. Pełne zestawienie limitów jest w cenniku.
Dla porównania warto policzyć koszt ręcznej obserwacji. Jeśli pracownik poświęca pięć minut na sprawdzenie jednego odpisu, przegląd 200 kontrahentów raz w miesiącu to ponad 16 godzin pracy, a zmiany i tak wychodzą z opóźnieniem do miesiąca.
Jak przenieść listę kontrahentów do monitoringu
- Wyeksportuj z systemu księgowego listę odbiorców z NIP, posortowaną według salda należności.
- Zacznij od kontrahentów z największym saldem i najdłuższym terminem płatności. To oni generują największe ryzyko.
- W wyszukiwarce wpisz NIP, otwórz profil spółki i dodaj go do obserwowanych w panelu Alerty.
- Dodaj też członków zarządu najważniejszych odbiorców jako osoby. Wtedy zobaczysz ich nowe spółki.
- Ustal w zespole, kto przegląda zdarzenia i w jakim terminie reaguje na każdy typ zmiany z tabeli powyżej.
Przed dodaniem nowego klienta do listy warto zrobić pełne sprawdzanie kontrahenta: status VAT, zarząd, wspólników i ich inne spółki. Kolejność kroków przy pierwszej weryfikacji opisujemy we wpisie weryfikacja kontrahenta krok po kroku.
Czy można korzystać z Newslettera KRS dla kontrahentów?
Tak. Ustawa nie ogranicza usługi do własnych spółek, więc każdy użytkownik z kontem w PRS może dodać do subskrypcji także kontrahentów, w łącznym limicie 50 podmiotów. Warto jednak pamiętać, że dostaniesz tylko informację o wniosku albo wpisie, a ocenę zmiany robisz sam po pobraniu odpisu.
Czy płatny monitoring zastępuje odpis z KRS?
Nie zastępuje dokumentu urzędowego. Monitoring pokazuje, że i co się zmieniło, a przy sporze albo w dokumentacji kredytowej i tak dołączasz aktualny odpis pobrany z wyszukiwarki KRS. Narzędzie skraca drogę do tej decyzji, bo wiesz, którego kontrahenta sprawdzić i dlaczego.
Podsumowanie wyboru
Dla własnej spółki i kilku partnerów wystarczy bezpłatny Newsletter KRS. Dla działu należności, leasingu, faktoringu, zakupów i kancelarii, które pilnują dziesiątek lub setek podmiotów, lepszy jest monitoring kontrahentów w KRS z alertami o zmianach: bez limitu 50, z typem zmiany, obserwacją osób i sprawozdaniami w jednym miejscu.